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中国勘察设计协会主管主办
从档案管理到知识管理
——勘察设计企业知识库建设的探索与思考
中国电子工程设计院有限公司
黄程玲 石玥琪 肖雪影
随着信息科技的发展，社会正在向知识经济时代过渡，知识越来越成为一个企业的重要资产，知识管理的好与坏直接影响企业竞争力的强与弱。尤其是对于勘察设计企业这类提供专业服务的组织而言，企业核心竞争力的关键是人才和知识，知识可为其提供专业的参考依据，是其核心竞争力之一。档案作为信息资源的一部分，是勘察设计企业知识成果的积累，是项目的借鉴资料，它的重要性以及对未来企业发展所能提供的动力是不可限量的。因此，要想推动勘察设计企业的发展，开发和利用档案资源变得尤为重要。而结构化项目知识库正是基于这一考量，从档案资源着手拆解、分析项目成果文件，使其由繁冗的档案资料变成结构化数据；由隐性知识变成显性知识、碎片化知识，为前端经营及生产活动提供支撑素材及资料。 勘察设计企业项目知识库开发的重要性 勘察设计企业的工作特点 勘察设计企业是以项目为基础，为客户提供咨询、设计、项目管理、监理等服务的人力资源密集型组织。随着社会的发展，越来越多的勘察设计企业通过自身的设计优势，向综合性工程公司转变，为甲方提供更加全面的总承包服务。 项目执行是勘察设计企业的生存之道，而项目执行需要大量知识的运用，反过来知识的产生、利用、创新又源于项目，因此，勘察设计企业的知识管理活动应围绕项目的实施而展开。在此过程中，知识服务于技术加工，技术加工完善技术积累，技术积累又实现知识的形成，可以说它们的联系贯穿于项目始终。勘察设计企业对整体知识和技术集成和加工的能力，将是其核心竞争力的重要体现，而这种能力必须通过企业内部的技术和管理来体现。 勘察设计企业开发档案资源的重要性 档案资源是勘察设计企业项目知识库的主要内容，是组织有序、能够快速被利用的信息资源。勘察设计企业档案系统中收录了各种以项目为单位的设计咨询合同、发行的设计蓝图、设计文本、质量记录、各种批复文件等，是勘察设计企业经营生产与职能管理的智慧结晶，记录着项目运转以及企业发展的全过程。以某勘察设计企业为例，其存档的图纸文本占全院全部信息资源的80%以上，而且由专门的机构和专业人员（档案室）进行有序管理，档案资源形成之前有三级校审，保证交付甲方的图档质量达标；交付过程中图档按照交付甲方的要求，多出一份交由企业内部档案室，之后由专业档案人员经过整理（鉴定、分类、著录标引、编目）使其变得规范有序。因此，档案资源更便于利用，也更容易转化和生成知识，是勘察设计企业项目知识库构建的基础。 但需要注意的是，文件、图纸、图片等添加的标签有一定的局限性，不可能将其中所蕴含的知识全部表达出来。而项目知识库就能很好弥补其中的短板。结构化数据库——项目知识库旨在通过对存档的文件进行数据结构化拆解，形成细颗粒的知识点，让知识点彼此之间产生联系、发生关系，从而形成强关系的集合。这样一来，将可以让搜索引擎提供更丰富的搜索结果和摘要展现，即为用户的具体查询提供帮助的详细信息，让用户直接在搜索结果中看见项目的重要信息，如项目的名称、规模、甲方名称、关键技术指标等。 以档案资源为依托的数据结构化项目知识库开发 以档案为依托的结构化项目知识库构建原则 以信息化手段为支撑 目前，对知识管理可以用一个非常贴切的公式来解释，如图1所示。 图1 知识管理公式 其中“P”代表人，“K”代表知识，这两者都客观存在，两者之间的密切联系谱写了上下五5000年的文明史。“+”代表技术要素，“S”分享代表管理和文化要素。要深入剖析知识管理，并在企业中寻求知识管理应用之道，必须要从“IT”和管理两个角度去认识知识管理。 将IT技术运用到项目知识库中主要体现在以下三个方面：一是通过信息化手段将档案资源进行解读分析、共享资源；二是可以帮助勘察设计企业档案管理人员提高信息资源开发、利用水平和工作效率，让工作人员有更多的时间探究信息资源的开发；三是给勘察设计企业知识共享提供平台，使设计人员可以随时随地找到专业人员，获取到正确的信息。 以保证安全为前提 勘察设计企业的档案资源包括项目合同、客户信息、项目批复文件、与甲方就某一难题沟通的过程文件等，都具有一定的商业机密。若在使用过程中不幸泄露，或将造成企业核心技术的外泄，致使企业竞争失利；或失信于客户、或导致法律纠纷，如此种种都将给勘察设计企业带来损失。尤其是在当前信息技术发达、网络自由的环境下，各种信息资源以数字形式传播，更容易遭遇非法网络技术攻击。因此，项目知识库平台的构建要以保证安全为前提，知识传播应采取有效措施，确保信息资源的安全。目前主要考虑设置项目知识库平台的项目权限以浏览为主，下载权限还是需要对接到档案借阅系统，走内部流程才能借阅下载。同时，采用统一身份认证系统管理权限，也便于追踪管理。 勘察设计企业项目知识库的功能需求 项目知识库作为知识库的一种，构建的目标是为生产一线提供支撑，为员工学习提供平台，为勘察设计企业提高效率提供手段。因此，项目知识库的构建工作要以一线员工的实际应用需求为导向，紧紧围绕勘察设计企业的核心业务开展。 知识库建设形式各异，笔者认为知识库平台功能中搜索是核心功能，知识库搜索功能往往以大数据技术作为基础，以行业知识图谱为纲，以行业AI技术为用，为用户提供一站式的良好搜索体验（图2）。 图2 知识库搜索界面设计示例图 除了搜索功能外，作为勘察设计企业的核心知识库，项目知识库还应该具备以下功能。 分析、集成功能 项目知识库的意义在于通过机器读取文档、图纸（包括咨询报告、方案图册、施工图、计算书以及其他项目资料）上的内容，再以结构化的表格展示出来，以便能使网站在搜索结果中更好地展示自己丰富的网页内容摘要，便于搜索引擎识别分类和判断相关性。指标分类如图3所示。 图3 勘察设计企业项目知识库项目指标表示例图 档案资源是勘察设计企业员工开展业务经营工作的主要依据。项目咨询报告、图纸、报告书、各种基础文件及各种获奖信息、各类会议汇报材料等，是勘察设计企业员工不可或缺的参考知识。但是，目前很多档案信息仍处于沉寂混乱的状态，致使员工在获取档案信息和使用资料时困难重重、事倍功半。很多勘察设计企业员工表示，查找档案是一件耗时耗力的大工程，就算档案找到了，能否对生产经营工作起到参考作用也是未知的。因此，需要明确项目知识库的定位是能够分析集成的搜索工具。本着这一原则，进入项目知识库的项目资料不能仅仅是完整的档案资料，而必须是经过甄别、筛选甚至是验证过成功的项目经验。 另外，项目知识库也不能仅仅立足于现已存储的档案。勘察设计项目的运行工序繁琐，需要和各设计专业通力配合；需要甲方、设计单位、施工单位的精诚合作方能顺利完成。档案只是过程中的一小部分，记录的是最终的成果，而过程中是如何合作的等隐形知识（比如设计各专业怎么互提的条件、甲方对设计院是怎么提的需求、为什么这么提需求、有什么现实意义等）在档案中却鲜有体现，所以我们寄希望于项目知识库能够分析出来，为同类型项目提供可施行的解决方案。项目知识库的知识收集，绝不仅仅是等到项目结束，按照勘察设计企业内部的存档流程存一份档案那么简单，而是需要大量的专业的勘察设计及施工专业的专家，对各项目区分甄别，然后导入项目知识库，再由项目知识库进行分析集成，得出各项目的重要指标以及相关的知识图谱。 高级搜索、检索功能 项目知识库作为查询、参考的知识库，需要具备强大、高效、界面友好的知识高级搜索、检索功能。面对大量图纸的检索需求，企业知识库不仅需要采用大数据技术建立检索功能，且需要考虑行业应用的特点，设计风格独特、方便易用的知识检索方法。目前对项目知识库高级搜索、检索的功能，主要从以下两个方面考虑： 一是将专业术语与自然语言相结合。勘察设计行业有太多专业词汇，与自然词汇的意思有出入，项目知识库既然是为勘察设计企业专门构建的系统，就应该考虑添加勘察设计企业自己的词库，以使知识库的检索功能既能满足专业用户的需要又能方便普通用户的使用（图4）。 图4 勘察设计企业项目知识库检索功能示例图 二是使用知识导航及行业知识图谱功能。现阶段，主要是考虑对项目存档资料进行拆解分析以及专业规范的拆读，等到这些数据达到一定积累，即可利用行业知识图谱功能，将隐藏于各类显性知识中的隐性知识充分挖掘出来。通过知识图谱将数据进行关联，展示出来的结果往往会更直观。另外，还可引进大数据分析技术，根据使用人工作场景分析其工作需要，从现有知识体系中自动组合该使用人当前工作需要的知识（图5）。 图5 勘察设计企业行业知识图谱示例图 协同、共享功能 项目知识库是以项目档案为依托形成的知识库，又是通过读取分析图纸、报告等材料形成的知识库。其中除了项目信息以外，另一部分重要资源就是参与项目的人员信息，包括每个人所参与的项目，在项目中担任的角色、职称信息等。因此，每名员工都可以有一个自己的主页，页面中详细记录了员工参与项目的明细，这也为项目追踪索源提供了便利。 同时，项目知识库也为设计人员就项目技术沟通提供了便利，设计人员可就搜索到的某一张施工图或某一个咨询报告进行提问，对问答结果进行保存，后期可作为其他问答知识库的数据资源，如图6所示。 图6 勘察设计企业知识问答功能示例图 除此之外，项目知识库还可以通过系统分析，给出经营强项、地区优势（如项目分布地图）等信息；通过大数据统计，根据员工搜索、检索的内容，推送给他其他相关类似的项目，不仅大大提高了检索效率，也为商务投标工作提供了极大的便利。 对于项目知识库而言，需求分析是一个漫长而艰巨的工作，知识管理工程师应充分挖掘、分析，从用户的日常使用过程中提取痛点，总结出改进思路。这一过程可能将不断重复，甚至可以伴随着项目的整个生命周期。 以档案为依托的项目知识库构建难点 知识搜集困难 一是勘察设计企业属于以人为本的智力型企业，绝大多数知识都储存于电脑或人脑中，往往会因为机器的损坏、人员的流动而流失；二是勘察设计企业内部流行着一句俗语叫“同行是冤家”，由于员工都害怕别人学会了就可以取代自己，所以分享的往往是一些不太核心的知识；三是企业各部门之间是竞争与协作的关系，由于职能不同，部门之间相对孤立，部门间的信息流动并不通畅，导致部门结构臃肿、工作重复，企业知识资源配置难以实现最优化。 缺乏专业人员 项目知识库的构建旨在通过系统拆解项目成果、分析集成，从而获得更加直接有效的碎片化显性知识供一线生产经营参考。为实现上述目标，项目知识库的构建需要专业人才进行审核、甄别。但就现阶段而言，勘察设计企业人员多设置于生产一线，绝大多数技术专家也在为生产经营服务，难以参与到知识数据的审理工作中来。 项目知识难以传承和优化 勘察设计企业中的岗位一般相对固定，但人员却不断流动，尤其是近几年国家产业结构性调整，导致勘察设计企业人员流动频繁。而勘察设计企业很多项目资料都是以经验的形式存在于员工的头脑中，员工离职后其岗位知识、项目经验等也随之被带走。由于个人知识无法及时转化为企业知识，相关项目知识也将得不到有效的固化及传承。后继者没有可借鉴的信息资源，无法快速上手项目，更别说整合、优化项目资源了。 对勘察设计企业项目知识库构建的建议 勘察设计企业项目知识库构建，可以通过技术手段收集、储存、共享项目信息和经验，但这并不意味着知识管理成功了。知识管理的成功很大程度上是管理梳理和文化转变促成的成功。项目知识库作为知识管理工具，只有和企业管理目标相结合才能提高到管理高度，内化为企业文化。 西方有句谚语：“不要重复发明轮子”，意思是企业中任何一项工作实际上都有人做过。知识管理要做的，就是要找到正确的人，同时给大家提供有效的平台，通过建立科学的管理流程让大家能够并且愿意分享知识，最终形成爱学习、爱分享、善创新的企业文化。怎样做好这件事情，笔者认为可以从以下几个方面进行考虑： 第一，知识平台应记录下那些愿意学习、教授和共享知识的人，由组织进行公开奖励。以项目知识库为例，可记录下访问及回答问题的人员排行榜，并以积分形式公布出来，按照周期清算。每周期清算时，给积分靠前的名次颁发物质奖励。 第二，通过知识管理平台，定期举行知识交流分享活动，加强员工之间的经验交流。针对勘察设计企业的特点，可以在项目知识库中设置一个“挑战专家”的页面，该页面可以定期请专家出题，既可以是审查难点，也可以是项目案例，不同的题目设置不同的分数，员工可以浏览所有的题目，选择做答。每一版题目留存固定时间，期限到了清算答题情况，给予答题积分前几名物质奖励。 第三，在日常工作中，形成各部门之间的联系和共享机制，比如部门间定时走访、路演，向其他部门介绍本部门最近工作内容及需要其他部门协助的事项，打破部门间的壁垒、加强联系，避免部门间出现工作的重复交叉。 第四，在知识平台之外，定期组织经验分享传播会，可借鉴“不忘初心、牢记使命”主题教育活动，由中高层组织并参加，带动全员分享工作心得、感悟及专业领域的经验等，使全员看到组织建立知识共享机制的决心。 总之，知识管理不是一蹴而就的事情，需要组织上下一致、坚持不懈。项目知识库作为勘察设计企业最核心、最重要的知识库，能做的绝不仅仅是分析与集成的工作。希望勘察设计企业能从平台出发，致力于分享型企业文化的建立，不断实践、不断创新。有理由相信，在各参与方的共同努力下，勘察设计企业一定会在知识管理的道路上越走越宽，也最终会为提高企业核心竞争力提供新的思路和方法。 参考文献 [1] 吴庆海,夏敬华. 企业知识管理：从认知到实践[M]. 北京:中国铁道出版社,2006. [2] 王玉龙. 以档案资源为核心的企业知识库构建[J]. 档案天地,2018,291(07):38-41.
