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中国勘察设计协会主管主办
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中国勘察设计协会主管主办
随着知识经济时代的全面到来，互联网+、大数据、信息化、AI等以往的热门词汇，日益成为各行各业研究的热点。知识就是生产力，勘察设计行业作为典型的人才密集型行业，如何发掘和保持企业的智力优势与人才优势，传承并保持企业的市场竞争力，是勘察设计企业亟须探索的问题，也是企业走向智慧化转型升级的必由之路。
勘察设计企业知识管理的 起源及萌芽 知识管理这一概念于20世纪80年代被引入中国，但在国内很多行业才刚刚起步。勘察设计企业作为知识型服务企业，人才的知识技能及企业的知识积淀是企业在市场竞争中赖以生存的基础。从本质上说，设计企业之间的竞争，就是知识实力的竞争。虽然知识管理在大多数设计企业还未被正式提上议事日程，但其实企业或多或少都有在做一些知识管理的工作。 ISO9001作为全球最具权威的质量管理标准，在2015年新版标准中引入了“组织知识”的概念，将知识管理列为评估组织管理体系成熟度的指标之一，要求组织进行系统的知识管理活动。在新版的项目管理知识体系中亦将知识管理作为一个维度引入。 大多数勘察设计企业都有一套自己的方法和模式来管理工作中产生的文档资料，包括培训文档、技术图纸等。有些公司会设置资料室、图书室、档案室、研发部等部门，派专人来管理文档，或者设置信息部来搭建公司的信息化管理平台。初级版是建立各个部门的电脑共享盘、中转站等；升级版是建立自己的档案管理系统、项目管理系统、协同设计平台、OA系统等，实现协同办公、知识成果的存储。还有些公司虽然没有设置专门的部门，但是会在各个部门职责模块中设置标准化流程体系及档案管理的要求，这些都是知识管理工作的一部分，只是还没有形成系统性的知识管理架构。 勘察设计企业在知识管理过程中 面临的困境 知识管理的重要性不言而喻，从认知上看，一般有一定规模的设计企业应该都愿意投入时间和精力去做知识管理，但是现实情况却不尽如人意，具体表现如下： 一是在知识管理的“沉淀、共享、学习、利用、创新”五个环节中，知识沉淀相对做得比较好，大部分企业还停留在如何收集、存储以及共享阶段，但在知识的转移、交互及创新方面做得还不够。目前，设计类外资企业和政府机构的知识管理成熟度水平相对较高，而国有和民营企业则处于较低状态。在很多设计公司，知识成果的收集、存储已经成为日常性工作，但存起来后，根本不方便查阅、分享和使用。有些民营企业也会耗费百万元，搭建ERP信息及协同管理平台，但设计师们却鲜有登陆并使用，最后变成了“空架子”。 二是自上而下进行，将知识管理与信息化管理混为一谈，带有浓厚的办公自动化色彩。大多数企业的知识管理是自上而下推行，人力、行政部门在公司高层的授意下，建立相关的档案资料管理标准和流程，从公司职能角度出发，定期收集整理并归档。然后在公司发展到一定规模、资料囤积到一定量不太方便查阅时，上线IT信息系统，将知识囤积转移到线上可查。这种做法将知识管理等同于存储知识，也没有从客户及设计师的角度出发分析真正的知识需求，鉴于人力行政人员对设计专业知识及知识管理科学方法的匮乏，往往囤积了一些碎片化、非结构化的知识，导致真正可用的有效知识并不太多，最终沦为相关人员的一个政绩工程。社会上甚至还出现了满足这种政绩需求的社会服务——参与各种奖项评选、入选各类最佳实践等。市场上的知识管理软件层出不穷，但是良莠不齐。传统的知识管理软件和系统大都发源于文档管理和内容管理系统，主要是站在内容保存的立场上，少有考虑用户的使用习惯和当前需求，对于知识管理的管理属性和设计师的工作场景以及工作行为理解甚少。企业往往在不了解的基础上，被软件系统公司的销售人员误导，盲目跟风上线系统，最终可能发现和自己知识管理的初衷并不一致，系统就沦为了办公自动化的工具，也不具备支持不同知识内容的知识图谱、知识场景化应用功能，根本起不到知识管理的实质性效果。而且知识管理系统在不同行业、不同规模的企业往往需要不同的架构与知识管理模块，使用标准化的系统往往只是削足适履。 三是人力行政人员在知识管理上的参与度最高，业务部门反而被动参与，更谈不上全员参与。知识管理对实际工作产生的经济价值是隐性的，部分管理层和大部分员工感觉不到知识管理对于自身工作的价值，往往没兴趣参与其中。设计团队往往忙于生产，也不乐意抽出时间去做知识管理工作，而是把这部分工作甩给了人力行政或者专门的研发团队。知识经济时代，员工获取知识的渠道和手段越来越便捷，可以通过各种途径和方式获取到国内外最丰富和前沿的外部知识，往往会出现设计企业自身虽然存储大量知识内容，但鲜有员工去查询、应用的现象，而且这种现象还非常普遍。 四是知识管理与创新相辅相成，目前的知识管理却距离创新太远。知识管理在设计实践中取得的价值主要体现在提高设计师工作效率，提高设计师的设计技能、协作机制和工作流程改进等方面，关注的只是当下的实用性，而对于知识的整合分享及未来创新方面，做得还远远不够。 勘察设计企业知识管理 未来趋势及建议 2016年8月，住房和城乡建设部印发《2016-2020年建筑业信息化发展纲要》，针对勘察设计类企业正式提出“强化企业知识管理，支撑智慧企业建设”的目标，将知识管理上升到企业的战略发展高度。 在知识管理领域，国际MIKE奖（Most Innovative Knowledge Enterprise，即“最具创新性的知识型组织”），主要从八个维度评价企业知识管理水平，这八大维度也给勘察设计企业的知识管理指引了方向（表1）。 笔者依据从实际工作中观察到的问题，对勘察设计企业的知识管理提出以下几个方面的建议： 定期反思知识管理当前的价值定位 我们做知识管理到底帮企业创造哪些价值？从应用价值视角看，大多数企业在开始应用知识管理的时候，起步阶段是以经验复制、保护知识产权、人才培养为导向。随着知识管理体系走向成熟，会升级出进一步的需求，如支持集团管控、支持科研创新、决策支持等。知识管理工作不可能一开始做得大而全，必须有侧重点。之后，在实际工作中，不断地推动知识管理方式、方法和关注点的升级迭代，对知识管理工作赋予更高的价值定位以支持企业的发展战略。知识管理体系不能仓促上线，也并不是外包给软件公司搭建一个信息化系统就算完事，知识管理是一个长期的动态化管理过程。例如，华为一开始的知识管理也是从朴素级的显性内容管理开始的，利用企业门户及简单的IT系统和文档服务器管理知识，之后才全员宣贯知识管理理念，从研发、GTS部门入手建立共享社区和学习型平台，然后一步步过渡到接入移动终端，建立集成交互的社交性知识共享平台，利用群体智慧，促进组织创新和解决企业复杂问题。 从重点关注“知识结构化”过渡到重视“知识的场景化与智能化” 每一项工作都要产生价值，只有切合员工与客户的需要，才能被广泛使用。结构化分布的图纸、方案、报告、个人经验很难产生价值，需要被进一步概括、提炼，抽象成相应的框架、模型、模式、指引等方式，才可以被直接使用。 勘察设计企业需要着眼于提炼项目交付的标准化知识产品、建立设计节点的相关知识模型，构建智能化、场景化的知识应用体系，并做到通俗化、可视化、方便查阅。把知识管理嵌入到业务系统，从人找知识到知识找人。例如，设计师想设计一个博物馆，从库里搜索博物馆，会自动检索出所有公司现存最前沿的业态相关的规范、图纸及经典案例。或者当项目管理流程进展到某一步骤的时候，系统实现相关节点知识自动推送，这个知识找人就是在你最需要知识的时候，能够最快速、最有效地推送给你所需要的知识。 知识管理须依托于业务管理体系，相辅相成 知识管理体系与人力、行政、财务、项目管理体系一样，是企业管理体系的一部分，不能作为一个项目独立存在，必须来源于业务，并服务于业务，与业务相辅相成。当设计师进入项目相关环节时，系统会自动推送相关知识；在项目每个过程性完工节点，应该有相应的阶段知识成果提交要求；项目完结时，要形成项目的知识地图，把知识成果的积累沉淀，通过流程形成关联。如果没有相应的知识成果的上传，这个项目就没有办法进入后续流程，这是通过系统和系统流程的关联去解决知识积累的问题，使业务系统和知识管理一体，以同步解决知识的积累、应用、复用问题。 从单纯关注企业知识产权过渡到保护企业知识产权与设计师个人原创知识并重 共享经济时代，“公司+雇员”的模式必将会被“平台+个人”的模式所取代，个体价值将会得到凸显，特别是智力密集型的勘察设计行业。单纯地鼓励员工无私贡献知识，必然会收效甚微，必须为有才华的设计师赋能、鼓励创新，并鼓励知识分享荣誉化或货币化。比如，在某些企业，主创设计师设计的作品被拿出去参赛或者评优，往往署名却是公司领导，这样一来，将会严重影响员工的创新冲动和激情。如果能够对员工创造发明的某一种新的管理方法、分析工具、构件或技术革新，给予知识产权的拥有者以署名的权利，如“XX方法”“XX模型”；设立最佳原创文档TOP10、知识贡献先进员工；作为导师组织知识分享讲座或者训练营，公司给予一定的荣誉或者现金奖励；对于某些特别有价值的知识的分享下载，像百度文库之类平台一样，让使用者支付即时性小额现金……这些举措对于知识的贡献者来说，都是一种认可和鼓励。 知识就是力量。知识作为企业的智力资本，已经成为当代经济发展中的第一战略资源。大数据时代，勘察设计企业缺的不是知识，而是将知识整合并应用的能力，只要肯花功夫，总有一天会实现“集成协同智慧、知识驱动创新”的美好愿景。（本文作者为深圳市建筑设计研究总院有限公司陈琴） 参考文献 [1]夏敬华.AI时代,企业知识管理将往何处去？[EB/OL].http://www.landray.com.cn/activity/89849. [2]华为技术有限公司知识管理部.华为知识管理简介[EB/OL].https://wenku.baidu.com/view/3a7b81283968011ca3009160.html. [3]AMT企源.WEB3.0时代,企业知识管理新趋势[EB/OL].https://www.amt.com.cn/article/322.html?tab=1. [4]KMIRC知识管理及创新研究中心.MIKE Award简要介绍[EB/OL].http://www.polyu.edu.hk/ise/kmirc/research/mikeaward
