RPA：设计院降本增效的必选项

一家石油工程企业是集工程项目的可行性研究、设计、设备采购、施工管理、工程总承包、项目管理服务等为一体的国际化创新型工程公司，各类设计软件是其必备的重要生产工具，使用软件种类多、版本多，每年的软件购置/服务续订都是一笔不菲的费用。

但是公司却无法准确了解这些软件资产在企业内的实际使用情况，无法对实际用量作出有效的评估，对其自建的私有云平台用户能否充分利用资源进行有效工作也无法考量，从而在合理制定购置计划、各下属机构费用分摊以及提升资源有效利用率等方面面临巨大挑战。随着正版化意识的不断增强，公司内部正版化软件的安装及使用情况也难以评估。于是，公司信息化部门开始探索一个通过洞察软件应用效能实现降本增效的方案。

过去，公司软件的使用和需求情况，主要依赖走访或由单位/部门依据历年的应用经验上报的方式汇总获得，调研过程费工费力，调查结果还很粗放，于是出现了“年年上报扩容、时时点数不够”的现象，更不可能同时兼顾降本增效和提高生产力的目标。

如今，信息化部门通过与北京华软世纪科技有限公司合作，引入数字化工具绩效洞察RPA技术，智能感知并收集终端用户电脑上指定专业软件的类型/版本、安装/卸载、运行/关闭、工作/空闲等数据，取得了近5000名员工的专业软件安装及使用信息，对CAD、Adobe等一系列设计软件，实现了使用情况实时查询和用量汇总分析，让软件购置方案与实际用量、需求无缝衔接，避免了买多造成浪费或者买少导致不够用的情况，助力实现供需平衡和资源效益最大化。

信息化部门还实现了更多目标：RPA自动识别授权超时占用软件及对应用户、运行设备，规范员工授权使用行为，提升软件资产的有效利用率；通过日志软件与终端差异的对比来识别可能的盗版安装和使用行为，并可定位到具体的用户终端，从而规范员工软件使用行为，提升公司软件正版化管理水平。仅在发现并解决了超长占用问题一项上，就直接节省了300万元–500万元的投资。

随着数字化的提速，数字孪生时代的来临，如果对软件的购置分配和应用管理缺乏科学性，工程企业的信息化部门势必面临旧账未了、新账又来的困境。

《“十四五”数字经济发展规划》对于工程企业来说是一个重大利好，因为随后的一系列政策将会破除工程企业数字化的众多瓶颈，但也对工程企业的数字化能力提出了更高的要求。

面对越来越多的数字化任务，工程企业在数字化工具的绩效洞察与管理方面，显然面临着迫在眉睫的新任务。

数字化工具绩效洞察RPA可通过智能调研机器人，智能感知并收集终端用户电脑上指定专业软件的类型/版本、安装/卸载、运行/关闭、工作/空闲等数据，并融合大数据、AI智能算法等技术，通过专业的数据统计分析模型，完成公司全员软件应用行为的数字化转换，输出简单、直观、易用的可视化图表，为公司管理者提供软件用时、用量、绩效等多维数据，辅助信息化工作实现精准运营、智能决策。

近几年，我们在数字化工具绩效洞察RPA方面做了研究和开发，发现其应用价值主要体现在两大方面。

一是异常分析及预警提醒。RPA系统可以筛查各类异常、高负载及到期预警、合规性风险，推送提醒至管理员及时处理，以保持业务助力的连续性。异常分析比较典型的是软件授权超长占用和低频、沉睡应用筛查。而在授权负载和软件到期方面，现在可在“数据+算法”的辅助系统中，设置各个软件授权消耗的超低、超高阈值，一旦到达条件就触发自动邮件，提醒相关人员采取对应措施。

二是预算规划及费用分摊参考。有些软件到期需要续费，有些软件因为需求不能满足产生盗版，有些软件因为不合理使用导致授权紧张，还有一些软件长期处于低频使用状态，而另一些则常在某些时段用量暴增，之后又长期休眠，这些错综复杂的软件绩效信息现在已经可以被全面洞察，那么就可以被应用到企业的采购规划中，基于历史数据及动态需求的负载分析模型，可帮助信息化工作者筹划未来采购组合，并更主动制定与各个软件供应商的谈判策略。与此同时，多数工程设计企业已经进入全成本核算时代，基于精确的软件绩效数据，可以核算软件工具与各分子公司、各部门乃至每个员工的总体关联成本，获得精确的费用分摊结果，杜绝以往在此领域普遍存在的不公与扯皮问题。

此外，RPA还可以用于有效工时洞察、内部专家初评、碳中和助力等方面。数字化转型可谓星辰大海，有无尽的未知和可能。数字化工具洞察RPA也有望在丰富的应用中涌现更多的创新，助力工程企业更快更有效地实现数字化转型升级。（本文作者为北京华软世纪科技有限公司赵伟）